จดหมายธุรกิจ

ความหมายของจดหมายธุรกิจ                                                                                          แม้ว่าการดำ เนินธุรกิจในปัจจุบันจะนิยมใช้โทรศัพท์ โทรสาร หรือจดหมาย

อิเล็กทรอนิกส์ ในการติดต่อสื่อสารกันเพราะมีความสะดวก และรวดเร็ว แต่การเขียนจดหมายก็

ยังมีความจำ เป็นอยู่เช่นเดิม เพราะการส่งโทรสาร หรือจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ก็คือการเขียนจด

หมายเพียงแต่มิได้ส่งทางไปรษณีย์โทรเลข และการเขียนก็ถือว่าเป็นเอกสารหรือหลักฐานที่

สามารถยืนยันความถูกต้อง หรือดำ เนินคดีตามกฎหมายได้ การเขียนจดหมายธุรกิจจึงมีความจำ

เป็นสำ หรับผู้ประกอบกิจการต่าง ๆ หรือแม้กระทั่งผู้บริโภคที่ต้องการติดต่อกับหน่วยงานต่าง ๆ

ทางจดหมาย

จดหมายธุรกิจ เป็นจดหมายที่มีไปมาถึงกันระหว่างองค์กรธุรกิจ บริษัท ห้างร้าน รายการ

ที่นักธุรกิจจำ เป็นต้องติดต่อกันมีมากมาย เช่น การแนะนำ การสอบถาม การสั่งซื้อ การส่งมอบ

การยกเลิกรายการ การปรับความเข้าใจ การทวงหนี้ เป็นต้น การติดต่อกันทางจดหมายจึงดีกว่า

การติดต่อด้วยวาจา เพราะจดหมายเก็บเป็นหลักฐานอ้างอิงได้ทุกโอกาส นอกจากนี้ยังเป็นการ

ประหยัดทั้งแรงงาน เวลา และเงิน (วิน หนูบุตร 2537 : 124)

รูปแบบจดหมายธรุกิจ
มีอยู่ 3 ประเภท

1. จดหมายธุรกิจแบบไทยธรรมดา
2. จดหมายธุรกิจแบบราชการ
3. จดหมายธรุกิจแบบบล็อก

1. จดหมายธรุกิจแบบไทย (ธรรมดา)

2. จดหมายธุรกิจแบบราชการ

3. จดหมายธรุกิจแบบบล็อก

ความสำคัญของจดหมายธุรกิจ

            การเรียนรู้เกี่ยวกับจดหมายธุรกิจ ช่วยให้สามารถร่างจดหมายติดต่องานต่าง ๆ ได้รวดเร็ว

ถูกต้อง และเลือกสรรวัสดุอุปกรณ์ต่าง ๆ ที่ใช้ประกอบการเขียน ตลอดจนสำ นวนภาษา ข้อความ

ที่โต้ตอบอันจะนำ มาซึ่งค่านิยมที่ดี และความสำ เร็จในการงาน (สุภาพ รุ่งเจริญ 2534 : 26) จด

หมายธุรกิจจึงมีความสำ คัญดังนี้

1. สะดวก สามารถติดต่อกันได้ในระยะทางไกล ๆ ไม่ต้องเสียเวลาไปติดต่อด้วยตนเอง

โดยอาจใช้วิธีส่งทางโทรสาร

2. ประหยัดทั้งเวลา และค่าใช้จ่าย โดยเฉพาะเรื่องที่มีรายละเอียดมากและซับซ้อน

เพราะการส่งจดหมายทางไปรษณีย์จะประหยัดค่าใช้จ่ายได้มากกว่า

3. สามารถติดต่อกันได้ในวงกว้าง ทั้งผู้ที่เรารู้จัก และไม่รู้จัก เช่น การโฆษณาสินค้า

หรือบริการทางจดหมาย (direct mail)

4. เป็นสื่อก่อให้เกิดสัมพันธภาพที่ดี สร้างความประทับใจแก่ผู้ที่รับ

5. ข้อความสื่อสารสมบูรณ์ เนื่องจากสามารถเขียนให้รายละเอียดที่สมบูรณ์ชัดเจนกว่า

การพูด

6. เก็บเป็นหลักฐานได้ มีประโยชน์เพื่อการอ้างอิงและค้นเรื่องเมื่อจำ เป็น หรือเป็น

ข้อมูลในการวิเคราะห์วิจัยทางการตลาดได้

7. สามารถแจ้งข่าวสารหรือให้ข้อมูลต่าง ๆ ได้อย่างทั่วถึงกันตามเวลาที่กำ หนด

หลักการเขียนจดหมายธุรกิจโดยทั่วไป

                          การเขียนจดหมายธุรกิจที่ดีควรมีลักษณะดังต่อไปนี้ (สุภาพ รุ่งเจริญ 2534 : 37)

                  1. กะทัดรัด ใช้คำ และประโยคที่กะทัดรัด ได้ใจความ ไม่ใช้คำ ฟุ่มเฟือย หรือเยิ่นเย้อ

เช่น “บริษัทมีความประสงค์ใคร่จะขอร้องท่านที่สนใจต้องการสั่งซื้อสินค้าของบริษัทเราได้โปรด

รีบจัดส่งใบสั่งซื้อสินค้าของท่านไปยังบริษัทเราก่อนเวลาที่ได้กำ หนดไว้” ข้อความดังกล่าวมีการ

ใชค้ ำ ฟุ่มเฟือย ไม่กะทัดรัด ควรแก้ไขเป็น “บริษัทฯ ใคร่ขอเรียนท่านที่สนใจ โปรดรีบส่งใบสั่ง

ซื้อไปยังบริษัทฯ ภายในกำ หนดเวลา” เป็นต้น

2. ชัดเจน เลือกใช้คำ และประโยคให้อ่านได้ความชัดเจน ไม่สับสน ไม่ตีความได้หลาย

ทาง หรือคลุมเครือ เช่น “เราไม่มีระเบียบที่จะผูกมัดให้เป็นภาระหนักจนเกินความสามารถของ

คุณ” ควรแก้ไขเป็น “ระเบียบของบริษัทฯ ไม่ผูกมัดให้เป็นภาระหนักจนเกินความสามารถของ

คุณ”

3. สุภาพ ใช้ถ้อยคำ สำ นวนภาษาที่สุภาพ เพื่อสร้างความประทับใจที่ดีในการติดต่อ

เช่น “จึงเรียนมาเพื่อทราบ และหวังว่าจะได้จัดการแก้ไขให้โดยด่วน” ควรแก้ไขเป็น “จึงเรียน

มาเพื่อทราบและหวังว่าจะได้รับความอนุเคราะห์แก้ไขโดยด่วน ขอขอบคุณมา ณ โอกาสนี้”

4. ความสมบูรณ์ เขียนข้อความที่เป็นสารสำ คัญในการติดต่อได้ความครบถ้วน ผู้อ่าน

เกิดความเข้าใจถูกต้อง ชัดเจน ช่วยให้การสื่อสารรวดเร็วขึ้น

5. แนบเนียน เขียนข้อความอย่างฉลาด เหมาะสม ถูกต้องกับกาลเทศะ และบุคคลที่รับ

การติดต่อ ช่วยให้เกิดความสำ เร็จในงานที่ดำ เนินอยู่

6. ระลึกถึงผู้อ่าน ผูเ้ ขียนจดหมายควรสมมุติว่า หากตัวเองเป็นผู้รับจดหมายที่เขียนนั้น

แล้วจะมีความรู้สึกอย่างไร หากเกิดความรู้สึกในด้านไม่ดี ไม่เกิดประโยชน์อันใดแล้ว ก็ควรแก้ไข

ใหม่

นอกจากนี้ ธนรัชฎ์ ศิริสวัสดิ์ ( มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช 2533 : 920-931) ยังได้

เสนอวิธีเขียนจดหมายธุรกิจว่าควรยึดหลักการเขียนดังต่อไปนี้

1. ต้องสร้างความประทับใจให้ผู้อ่านด้วยการใช้กระดาษและซองที่มีคุณภาพดี เพื่อแสดง

ถึงฐานะอันมั่นคงของบริษัทเจ้าของจดหมาย

131

2. ต้องพยายามรักษาความสะอาดและความเป็นระเบียบเรียบร้อยให้มากที่สุด ไม่ว่าจะ

เขียน หรือพิมพ์ต้องมีระเบียบและต้องไม่มีการลบ ไม่มีรอยขูดขีดฆ่า หรือมีวิธีการพิมพ์ที่แสดงให้

เห็นว่ายังไม่ชำ นาญในการพิมพ์

3. พยายามเขียนโดยคำ นึงถึงความรู้สึกของคนอ่านให้มากที่สุด โดยเวลาที่เขียนควร

สมมุติตนเองเป็นผู้อ่าน แล้วลองหาวิธีปรับปรุงข้อความให้น่าสนใจสำ หรับผู้อ่านมากยิ่งขึ้น ใช้คำ

แทนตัวผู้อ่านว่า "ท่าน" และแทนผู้เขียนว่า "บริษัท"

4. ภาษาที่ใช้ต้องสุภาพแสดงความเป็นมิตรและจริงใจ ใช้คำ ที่มีลักษณะเป็นการขอร้อง

เช่น โปรด กรุณา ขอความกรุณา และเลี่ยงการตำ หนิลูกค้าทุกกรณี แม้ว่าลูกค้าจะผิดก็ต้องเขียน

ชี้แจงให้ลูกค้าเข้าใจด้วยการใช้เหตุผล

5. เขียนด้วยข้อความที่สั้น กระชับ ชัดเจน เข้าใจง่าย แต่มีสาระที่ต้องการให้ผู้รับทราบ

อย่างครบถ้วน

6. การเรียบเรียงข้อความอาจจะเรียบเรียงเป็นย่อหน้าเดียว 2 ย่อหน้า หรือ 3 ย่อหน้าหรือ

มากกว่านั้นขึ้นอยู่กับเนื้อความ แต่ละย่อหน้าไม่ควรมีข้อความยาวจนเกินไป โดยปกตินิยมใช้ย่อ

หน้าประมาณ 2-3 ย่อหน้า บางทีในการเขียนอาจทำ เป็นข้อ ๆ เพื่อความชัดเจนก็ได้

7. เทคนิคในการเขียนจดหมายแต่ละประเภท ในการเขียนจดหมายธุรกิจนั้นแต่ละ

ประเภทก็มีลักษณะของการเขียนที่เฉพาะแตกต่างกันออกไป คือ

อย่างไรก็ตามการเขียนจดหมายธุรกิจ ผู้เขียนต้องกำ หนดวัตถุประสงค์ไว้อย่างเด่นชัดว่า

เขียนจดหมายถึงใคร ที่ไหน เพื่ออะไร ต้องการให้เขาปฏิบัติอย่างไร และส่งเมื่อไร เมื่อได้กำ หนด

วัตถุประสงค์แล้วจึงลงมือเขียนตามลำ ดับขั้นตอน (วิน หนูบุตร 2537 : 127) ดังนี้

1. ร่าง คือ การเขียนหรือแต่งข้อความจดหมายพอเป็นรูปโครงและพอได้ใจความตาม

เรื่องราวที่จะแจ้งไปยังบุคคลที่จะส่งจดหมายถึง ทั้งนี้ เพื่อจะได้แต่งข้อความให้ดีภายหลัง ฉะนั้น

ในขั้นนี้ ผูเ้ ขียนคิดจะเขียนรายละเอียดอะไรบ้าง ก็ให้เขียนไปตามนั้นจนครบถ้วน

2. ขัดเกลาข้อความ คือ ปรับปรุงเนื้อหาสาระที่ได้เขียนไว้แล้วให้มีความกะทัดรัดชัดเจน

โดยตัดคำ ที่ไม่จำ เป็นออกไป แก้ไขถ้อยคำ ให้ถูกต้องเหมาะสม ขัดเกลาสำ นวนให้สละสลวย เข้า

ใจได้ง่ายไม่คลุมเครือ เมื่อได้ใจความจดหมายที่ดีแล้ว ก็ให้เขียนหรือพิมพ์เป็นฉบับสมบูรณ์ ตาม

รูปแบบของจดหมาย

3. ทบทวน เมื่อเขียนหรือพิมพ์เสร็จเรียบร้อยแล้ว ควรทบทวนตรวจทานอย่างถี่ถ้วนอีก

ครั้งหนึ่งก่อนบรรจุหรือผนึกซอง ทั้งนี้ เพื่อป้องกันความบกพร่องผิดพลาดที่อาจจะก่อให้เกิด

ความเสียหายแก่กิจการและเจ้าของจดหมายได้

รูปแบบของจดหมายธุรกิจ

                 หน่วยงานธุรกิจแต่ละแห่งใช้รูปแบบของจดหมายที่หลากหลาย ขึ้นอยู่กับว่ารูปแบบใด

จะอำ นวยความสะดวก รวดเร็ว เหมาะสมกับเนื้อหา และภาพลักษณ์ขององค์กร ซึ่งรูปแบบที่นิยม

กันใช้กันมากก็คือ รูปแบบของหนังสือราชการภายนอก แต่ไม่ว่าจะใช้รูปแบบใดก็ตามที่สำ คัญก็

คือ ควรใช้กระดาษปอนด์อย่างดี และมักเป็นกระดาษที่พิมพ์หัวจดหมายของบริษัทโดยระบุชื่อ ที่

อยู ่ และหมายเลขโทรศัพท์ของบริษัท ห้างร้านไว้อย่างละเอียด และจัดวางรูปแบบอย่างสวยงาม

(มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช 2534 : 242) ดังนั้นรูปแบบของจดหมายธุรกิจที่นิยมใช้กันทั่ว

ไป พอจะสรุปได้ดังนี้

1. แบบบล็อก (block style) เป็นรูปแบบที่พิมพ์ให้ทุกบรรทัดชิดเส้นกั้นหน้า ยกเว้น

เฉพาะส่วนที่อยู่ผู้ส่ง (กรณีที่ใช้หัวจดหมายที่พิมพ์สำ เร็จรูปไว้)

2. แบบกึ่งบล็อก (modified block style) เป็นรูปแบบที่พิมพ์ให้ส่วนเลขที่จดหมาย ที่อยู่

ผู้รับ คำ ขึ้นต้น และสิ่งที่ส่งมาด้วย อยู่ชิดเส้นกั้นหน้า และที่อยู่ผู้ส่ง วัน เดือน ปี คำ ลงท้าย ลายมือ

ชื่อและชื่อเต็ม อยู่กลางหน้ากระดาษหรือค่อนไปทางขวาเล็กน้อย ส่วนเรื่องจะพิมพ์กึ่งกลางหน้า

กระดาษ นอกจากนี้ในส่วนข้อความต้องพิมพ์ให้ทุกบรรทัดของแต่ละย่อหน้าชิดเส้นกั้นหน้า

  3. แบบย่อหน้า (indented style) เป็นรูปแบบเหมือนกับแบบกึ่งบล็อก เว้นแต่ในส่วน

ข้อความ ซึ่งต้องพิมพ์ให้บรรทัดแรกของข้อความแต่ละย่อหน้าร่นเข้าไปประมาณ 5-10 ระยะตัว

อักษร